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後輩指導
- 秘書Aは、新人後輩秘書Bに重要な会議の資料作成を依頼した。
Bは作成した資料について、上司から「もう少し簡潔にまとめることができないか」と指摘された。
この状況で、秘書ＡがＢに行う不適切なアドバイスを、以下の中から一つ選びなさい。
１：自分が以前資料作成に使った前例を見せ「同様にやってみて」と伝えた。
２：「図や表を使って、視覚的にわかりやすく説明するとよい」と伝えた。
３：「失敗の数だけ成長するのだから失敗しても構わない」と励ました。
４：「仕事が完了したら、まず私に見せてね」と伝えた。
５：資料作成の説明後に「何か質問や疑問点はないか」と尋ねた。 -
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正解：３
新人秘書は上司からすでに修正を指示されているので、失敗を肯定する言い方はおかしい。
１：前例や見本を見せてやり方を伝えるのは大切
２：具体的な改善点を提示することは大切
４：新人の仕事の結果に目を通しフォローするのは大切
５：質問することにハードルがある新人に「質問はないか」こちらから尋ねるフォローは大切
- 次は秘書Aが、後輩指導の際に話したことである。
中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
（類似：第110回、128回出題）
１：丁寧な言葉遣いはよいが、度が過ぎると忙しい上司を不快にさせることになりかねない。
２：おおらかで誰とでも仲良くできるのはよいが、細かい配慮が欠けると秘書には不向きと言われかねない。
３：社交的で誰とでも仲良くできるのはよいが、仕事の話は慎まないと会社の機密が外部に漏れるのではと心配されかねない。
４：新しいプランを次々思いつくのは歓迎だが、アイデアの実現可能性を考えないと非現実的だと言われかねない。
５：先を見越して対応することはよいが、何事も上司の許可を得てしないと余計なことと言われかねない。 -
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正解：５
秘書は単に上司の指示にしたがうだけではなく、上司の業務を円滑に進めるために、自ら考え行動することが求められる。
これが秘書に求められる「気を利かせる」ということで、後輩にも指導しないといけない。
上司の意図をくみ取って、先回りして行動することも含まれる。
