無料！秘書検定2級【実践問題集】必要とされる資質

秘書検定2級のうち「必要とされる資質」領域で出題が予想される問題でを作りました。

過去問をもとに独自の問題を出題しています。

無料で解ける問題集ですので、是非トライしてみてください！

「必要とされる資質」で出題される内容は以下の通りです。

秘書検定試験で頻繁に登場する主なキャラクターが以下の通りです。

秘書Aを主役に、以下のやり取りが主に出題されます。

1. 上司からの指示受け・報告
2. 取引先の相手への対応
3. 社内（同僚・後輩・先輩）の関係性に留意した言動

過去問の統計によると、1回のテストで出題される計35問のうち「必要とされる資質」領域は5問です。

秘書の高度な判断力と柔軟性

秘書は上司の補佐役です。

基本的には上司に指示を仰いで判断します。

しかし、時には自身で判断する必要のある場面に遭遇します。

その際は、高度な判断力が必要となります。

上司に「取り次がないように」と言われた場合

秘書Aは上司（部長）から「今から会議に入るので電話と来客は取り次がないように」と言われていた。
Aの対応として不適当と思われるものを一つ選びなさい。
（類似：第111回、第126回過去問）

１：取引先と商談中の課長から電話があったため、会議中の上司にメモで伝えた。
２：部下が「稟議書に承認印をもらいにきただけ」と言ってきたので、会議中の上司にメモで伝えた。
３：取引銀行の支店長から着任あいさつの電話があったので、「立て込んでいるため後ほど折り返します」と一旦電話を切った。
４：上司宛の紹介状を持った見知らぬ客が来訪したため、会議中の上司にメモで伝えた。
５：「急ぎで取り次いでほしい」と上司の家族から電話があったので、会議中の上司にメモで伝えた。

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正解：２

「稟議書の承認印」は急ぎでなければ後で済むので、わざわざ会議中の上司の手をとめる必要はない。

あとで済む用件として取り次がない内容となる。

事後報告でよいこと

次は部長秘書A子が、上司の了承を得ずに処理して後で報告したことである。
中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

1 )中元や歳暮などが届いたとき、礼状を出しておいて後で品物と一緒にまとめて報告した。
2 )上司あての電話だが上司が取り合いそうもない用件だったので断っておいて後で報告した。
3 )他部署から上司のスケジュールについて問い合わせがあったとき、理由を尋ねてから答えておき後で報告した。
4 )上司が役員をしている業界団体の会議開催通知には、スケジュールを調整して出席と返事しておき後で報告した。
5 )上司外出中に常務から明日の取引先の葬儀に参列するよう連絡があったとき、重なっていた部内会議の時間を課長に聞いて調整し後で報告した

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正解：４

上司の出欠に関わるような重要な事項（特に業界団体の会議）は、必ず本人の了承を得てから対応すべき。

秘書が独断で出欠を決めるのは適切ではない。

上司にとって会議が重要でない可能性や、既に本人の中で別の優先事項がある場合もある。

１：中元や歳暮に関する礼状

礼状の送付は事務的な処理であり、迅速に対応し、上司に事後報告で問題ない。

２：上司あての電話

内容を判断して対応するのは秘書の役割。

上司が不要な電話に対応する時間を減らすため、判断して断るのは適切。

３：スケジュールの問い合わせ対応

他部署の問い合わせについて理由を確認し、適切に回答するのは秘書の業務範囲内。

（もちろんこれが他社からのスケジュール問い合わせであれば上司の許可なく教えることはできない）

４：葬儀への参列スケジュール調整

常務取締役＞部長　秘書Aの上司（部長）より常務の方が役職が上位です。

また、部内会議については課長と相談して調整しているため事後報告で問題ありません。

「部長より常務が上」や「礼状なら事後報告で」など学生さんにはイメージしづらいかもしれませんね！

頑張って状況を想像してみましょう！

優先順位

• 取引先＞社内
• 社長＞専務＞常務＞部長＞課長＞係長
• 緊急性の高い業務＞通常業務

上司のプライバシーをきかれたら

秘書Aの上司（営業部長）あてに上司の友人から電話があったため、「不在にしている」ことを伝えた。
友人は、新製品プレリリースの式典の案内状を上司の自宅に送りたいとのことである。
自宅の住所を教えてほしいと言う。
この時、Aはどのように対応するのがよいか。
次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
（類似：108回出題）

１：「自分が教えることはできないので人事部へ電話を回す。そこで事情を話してほしい」と言う。
２：「上司に確認しないといけないため、上司が戻り次第確認して折り返す」と言って相手の連絡先を聞いておく。
２：「上司に確認しないといけないため、上司が在席している時にかけなおしてほしい」と言う。
３：「案内状であれば会社に送ってもらえないか」と言って会社の住所を教える。
４：「すぐに上司に確認して折り返す」と言って上司に電話して確認する。

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正解：３

上司の自宅住所は、個人情報であり、安易に外部に漏らすべきではない。

しかし、今回は上司の友人からの依頼であり、式典の案内状を送るという目的が明確。

式典の出席の可否は案内状を見た上司が判断し返信すればよい。

そのため、上司の自宅ではなく、会社の住所を教えるという対応が最も適切。

後輩指導

秘書Aは、新人後輩秘書Bに重要な会議の資料作成を依頼した。
Bは作成した資料について、上司から「もう少し簡潔にまとめることができないか」と指摘された。
この状況で、秘書ＡがＢに行う不適切なアドバイスを、以下の中から一つ選びなさい。

１：自分が以前資料作成に使った前例を見せ「同様にやってみて」と伝えた。
２：「図や表を使って、視覚的にわかりやすく説明するとよい」と伝えた。
３：「失敗の数だけ成長するのだから失敗しても構わない」と励ました。
４：「仕事が完了したら、まず私に見せてね」と伝えた。
５：資料作成の説明後に「何か質問や疑問点はないか」と尋ねた。

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正解：３

新人秘書は上司からすでに修正を指示されているので、失敗を肯定する言い方はおかしい。

１：前例や見本を見せてやり方を伝えるのは大切

２：具体的な改善点を提示することは大切

４：新人の仕事の結果に目を通しフォローするのは大切

５：質問することにハードルがある新人に「質問はないか」こちらから尋ねるフォローは大切

次は秘書Aが、後輩指導の際に話したことである。
中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
（類似：第110回、128回出題）


１：丁寧な言葉遣いはよいが、度が過ぎると忙しい上司を不快にさせることになりかねない。
２：おおらかで誰とでも仲良くできるのはよいが、細かい配慮が欠けると秘書には不向きと言われかねない。
３：社交的で誰とでも仲良くできるのはよいが、仕事の話は慎まないと会社の機密が外部に漏れるのではと心配されかねない。
４：新しいプランを次々思いつくのは歓迎だが、アイデアの実現可能性を考えないと非現実的だと言われかねない。
５：先を見越して対応することはよいが、何事も上司の許可を得てしないと余計なことと言われかねない。

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正解：５

秘書は単に上司の指示にしたがうだけではなく、上司の業務を円滑に進めるために、自ら考え行動することが求められる。

これが秘書に求められる「気を利かせる」ということで、後輩にも指導しないといけない。

上司の意図をくみ取って、先回りして行動することも含まれる。

機密情報・うわさへの対応

機密情報やうわさへの対応、機密文書コピーや郵送などについて問われることが多いです。

秘書Aは別部署の親友Bから、「Bの上司が異動になったとうわさを聞いたが本当か」と尋ねられた。
Aは異動の事実を知っている。
この場合、Aの対応として適当なものを一つ選びなさい。

１：「口頭では教えられないので書類で確認して」と書類を見せる。
２：「Bの上司の異動なので、直接聞いてみたらどうか」と言う。
３：「自分は知っている内容だが人事異動は機密情報なので教えられない」と言う。
４：「人事異動については知らされていないので自分もわからない」と言う。
５：「Bに伝えてもよいか自分の上司に確認してみる」とAの上司に指示をあおぐ。

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正解：４

「知る立場にない」ということを言うのが適切。

３：教えないのに「自分は知っている」ことを伝える必要はない。

３かと思った…（泣）

秘書にふさわしいパーソナリティー

秘書の資質をイメージできますか？

いったいどんな人が秘書に向いていると思いますか？

補佐役としての能力、後輩指導、笑顔、誰からも好かれるオーラなど完璧なイメージです。

秘書のパーソナリティーとして、次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。

１：与えられた仕事を完璧にこなすために、他の人の協力を一切求めないようにしている。
２：上司の指示を忠実に守り、ミスを絶対にしないように心がけている。
３：担当業務だけでなく、周囲の状況にも目を配り、必要なサポートを行っている。
４：上司の指示がなくても、自ら考え、行動できる。
５：上司のミスは自分の責任として、改善策を提案する。

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正解：3

1: 一人で全てを完結させようとする姿勢は、協調性・柔軟性に欠け、変化に対応できない可能性がある。

2: ミスは誰にでも起こりうる。柔軟な対応も必要。

4: 自ら考え行動することは大切だが、上司の指示をあおぐことは大切。

5: 上司のミスを全て自分の責任にするのは不適切。

ある日、上司から「明日までに重要な書類を提出しなければならない」と指示を受けた。
しかし、その書類を作成する際に必要なデータが見つからない。
この状況で、秘書として最も適切な行動を一つ選びなさい。


１：上司にデータが見つからないことを報告し、指示を仰ぐ。
２：自力でデータを探し続け、見つからなければ諦める。
３：同僚に相談し、データのありかを探してもらう。
４：上司に嘘をついて、データが見つかったことにする。
５：締め切りに間に合わないことを覚悟し、上司に報告する。

解答と解説はこちら

正解：1

上司に報告し、指示を仰ぐことが、責任ある行動。