電子メール
電子メールの問題でよく出題される内容は「電子メールで対応すべき内容かどうか」についてです。
電子メールのメリット・デメリット
| メリット | デメリット |
| 相手を拘束しない | タイムラグがある |
| 記録（証拠）が残る | 誤解が生じやすい |
| 複数の人に同時に送信可能 | 返信の手間を与える |
急ぎで対応が必要な要件の場合は「電子メールで対応するのは不適当」です。
急ぎの場合は、口頭か電話で伝えることが適当と判断します。
電子メールで対応すべきものなのかどうか、相手の立場にたって考える必要があります。
職務知識 問題 電子メールで回答すべき内容か？
Q：部長秘書Aが、電子メールで行った社内連絡である。
次の中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
１：部内忘年会の連絡を部員全員にメール送信した。
２：社内会議の議事録を出席者にメール送信した。
３：取引先の社長が亡くなったことを上司にメール送信した。
４：社内会議の資料を担当者にメール送信した。
５：取引先が移転したことを担当者にメール送信した。
解答と解説はこちら
正解：３
取引先の社長が亡くなれば通夜や葬儀に参列する可能性があります。
そのような急ぎの用件は電子メールではなく、口頭か電話で上司に確実に伝える必要があります。
なお、「取引先から面談の申し込みを上司に確認」も電子メールでやりとりすべきではない用件です。（第112回出題）
面談の申込は上司の意向を確認します。
メールでは上司に手間をかけさせることになるので口頭でのやりとりがよいです。
職務知識 問題 電子メールの機能
Q：部長秘書Aが行った電子メールの対応について、
次の中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
１：部長から顧客に定期配信しているメール配信サービス（メルマガ）の一斉送信を頼まれた。
その際、複数の顧客のアドレスはBCC欄を利用した。
２：来週部長会議を開くことになったので部長の都合を教えてほしい、という他部署の部長からのメールに
「部長は外出していて今日は戻らない、返事は明日でよいか」という内容の返信をした。
３：今日訪問するクライアントの件で部長にメールで確認したが返信がない、という課長からのメールに
「部長はいつも夕方メールを確認している、急ぎであれば直接聞いてほしい」と返信した。
４：秘書課で毎年開催される忘年会の日程が決まった。
秘書Aは、参加者全員のアドレスをCCに入力して送信した。
５：部長にメールを送ったがまだ確認していないようだ、という課長からのメールに
「部長は出張中のため、課長からのメールの件を私から伝えておく」と返信した。
解答と解説はこちら
正解：３
上司との間を取り次ぐのが秘書の仕事。
「上司に直接聞いてほしい」と言うのは秘書として不適当です。
メールアドレスのCC欄とBCC欄については、下記機能を知っておいてくださいね！
CC（Carbon Copy：カーボンコピー）
- 役割:
- メールの宛先（To）の人以外に、同じ内容のメールを共有したい場合に利用します。
- CC欄に指定した人のメールアドレスは、受信者全員に公開されます。
BCC（Blind Carbon Copy：ブラインドカーボンコピー）
- 役割:
- メールの宛先（To）の人以外に、同じ内容のメールを共有したいが、そのことを他の受信者に知られたくない場合に利用します。
- BCC欄に指定した人のメールアドレスは、受信者には公開されません。
