上司の出張
「上司が出張中」は非常に多く出題されます。
上司の出張中
秘書Aは下リストの状況下でどのように立ち振る舞うか、が問われます。
- 締め切り間近の案内状が届く
- 急用という電話がかかる
- 約束のない来客
- 約束のある来客（こちらの日程調整ミスの場合）
- 取材依頼
- 取引先の人が逝去
- 手が空いているので後輩の仕事を手伝う
中でも最も出題されているのが「出張中に締め切り間近の案内状が届いたら？」です。
職務知識 問題１
Q：秘書Aの上司は出張中で今週は戻らない。
ところが、来月開催される業界フォーラムの案内状が届いた。
業界フォーラムにはいつも出席している。
返事の期限は今週末である。
このような場合の対処について、次の中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
１：出張中の上司に連絡し、業界フォーラムの出欠について指示をあおぐ。
２：フォーラムの参加日程を上司のスケジュールと照らし合わせ、出席可能か確認する。
３：フォーラム運営担当者に「上司は出張中で来週戻るので、返事を来週にしてもらえないか」とお願いする。
４：フォーラム運営担当者に「出席」と連絡し、出張先の上司にメールで「出席で返事をしたが問題ないか」確認する。
５：フォーラム運営担当者に「上司は出張中なので、急ぐのであれば直接連絡を取ってもらいたい」と上司の滞在先を教える。
解答と解説はこちら
正解：５
上司の予定の調整を行うのが秘書の仕事。
また、出張中の滞在先を外部の人に教えてはいけません。
「直接連絡してほしい」と上司の滞在先を教えるのは不適当。
※過去問では同様の問題文で、以下のように難易度の高い解答が出題されています。
（※第130回過去問類似問題）
【不適当】いつも出席している取引先会議なのだから事務局に「出席」と連絡しておき、上司が戻ったらそのことを報告する
不適当の理由：戻ってから報告では遅すぎる
【適当】取引先に「出席」と連絡し、出張先の上司に「出席で返事をしたが問題ないか」確認する。
「出席」と連絡したあと、すぐに上司に確認するのであれば問題ない。
どちらも自己判断で一旦「出席」と回答していることから、「不適当」と回答しそうになりますよね…
こうした設問の場合は、より不適当と思われるものを選ぶことになります！
上司の出張準備
出張準備についても出題されます。
出張準備はすべきことが決まっています。
難易度が低めの問題ですので、出題されたらラッキーです！
落ち着いて解きましょう！
出張関連の秘書の仕事
- 宿泊先・交通機関手配
- 旅程表作成
- 資料、チケット準備
- 出張中の上司との連絡方法（メールか電話か）と時間の確認
- 出張費の仮払いと清算
- 関係先との連絡
- 出張後の報告書と礼状作成
職務知識 問題２
Q:秘書Aが、上司の出張の準備をするときに行っていることである。
中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
１：作成した出張旅程表のコピーを同行する課長に手渡した。
２：仮払金は上司が使いやすいように、千円札を入れておくようにした。
３：新幹線の指定席が当日満席だったため、翌日朝一番の指定席を予約した。
４：プレゼン資料が多いため、事前に資料を会場に送るかどうか上司に確認しておいた。
５：出張中の連絡方法と時間について、事前に上司に尋ねておいた。
解答と解説はこちら
正解：３
新幹線の指定席が満席でも自由席で帰る可能性や空路（航空機）で帰る可能性もある。
上司の予定に関わることは、上司に確認しなくてはならないので不適切。
補足：
２：仮払金とは会社が一時的に支給する前渡し金のこと。
出張費や交際費など事前に清算ができない経費を支払うために使用される。
出張ではタクシーや飲み物代（自動販売機）など細かいお金が必要になることがある。
