不在がちな上司
黙って席を立つことが多い上司や不在がちな上司への対応もよく出題されます。
では、一つひっかけ問題です！
職務知識 問題４
Q：秘書Aの上司は黙って席を立つことが多い。
席を立って行く先は社内のどこかである。
来客や会議の時間に戻らず、業務に支障がでてきた。
この状況を変えるため、Aは以下のことをおこなった。
次の中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
１：上司に、「迅速な対応をするため、なるべく行き先を知らせてもらえないか」とお願いしておく。
２：上司が席を立つときに、「どのくらいで戻るか」を尋ねるようにする。
３：決裁文書を持って頻繁に訪れる社員には、「上司の在席を確認してから来てもらいたい」とお願いしておく。
４：上司がよく立ち寄る総務課に、「上司が寄ったら知らせてほしい」とお願いしておく。
５：上司に「行った先で時間がかかりそうなときは、内線電話で知らせてもらえないか」とお願いしておく。
解答と解説はこちら
正解：４
上司がよく立ち寄る部署の社員に手間をとらせるようなことをするのは不適当。
補足：
３ 上司の在席を先に確認してもらうことは、決裁をもらうために訪れる社員の二度手間を省くためでもあるため、問題ない。
さて、この問題は、ひっかけ問題です。
これ「１」が不適当なんじゃないの⁉
プラスαの問題！では、上司の行き先まで尋ねるのは秘書の越権行為にあたると言ってましたよね？
※プラスα問題
確かに行き先まで尋ねるのは、行き過ぎのような気がしてしまいますよね？
ですが、今回秘書Aが行き先を尋ねたのは、上司のプライバシーの侵害ではありません。
まず「上司がうろつく先は、社内のどこか」であることがわかっています。
（行き先を知ることで戻り時間に察しがつく場所）
次に「迅速な対応をするため、なるべく行き先を知らせてもらえないか」とお願いしています。
決して興味本位で聞いているわけではなく、上司の仕事を円滑に進めるための言動であることがわかります。
そのため、１は適切であると判断されます。
問題集を沢山解いている人は気が付いていると思います。
こういうひっかけ問題が秘書検定には沢山潜んでいるんです。
文脈を読み取る能力が必要です。
また、同様の問題が何度も出題されますので、問題集を繰り返し解いて慣れることが合格への近道です！