秘書から上司へ進言
秘書の日常業務でよく出題される内容が「秘書の仕事の限界」と「秘書ができる進言」です。
秘書の仕事は「上司の補佐」ですので、当然独断的に仕事をしてはいけません。
ですが、「進んで上司を理解する」ことも秘書の仕事になります。
そのため、上司の人柄・家庭環境・健康面などを知っておき、上司の仕事が円滑に進むようサポートすることも必要です。
どこまでが上司をサポートできる行為で、どこからが秘書としての範囲を超えているのか、ここが出題されます。
秘書が上司にアドバイスしてもいいんだ！？
場合によっては上司のプライベートにも関わるのが秘書です
| × | 面会可否を独断で代行 |
| × | 出欠回答を独断で代行 |
| × | 決裁業務を独断で代行 （稟議書に押印） |
| 〇 | 健康管理に関するさりげないアドバイス |
| 〇 | 服装に関するさりげないアドバイス |
| 〇 | 店選びに関するさりげないアドバイス |
| 〇 | 食事内容に関するさりげないアドバイス |
| 〇 | 上司のケアレスミスに対する指摘 （放っておくと上司の業務に支障が出そうなこと） |
| 〇 | プライベートを教えたがらない上司には深入りしない |
職務知識 問題３
Q：秘書Aが日常業務で行ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
秘書Aが日常業務で行ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
１：いつも出席している業界団体の会議の案内状が届いたので、事務局あての返信は「出席」で提出してから案内状を上司に渡した。
２：上司から同僚Bの人物評価を求められたため、事実だけを伝えた。
３：上司は普段から健康に気遣うタイプで、Aも上司の健康に気を配るようにし、さりげない程度に進言した。
４：はじめて来た見知らぬ客に「失礼ですが、お名前と会社名をお教えいただけますか」と尋ねた。
５：上司の体調が悪い日に別部署の社内会議があったので、「手短にしてもらいたい」と頼んだ。
解答と解説はこちら
正解：１
いつも出席している会議でも上司への確認は必要である。
勝手に判断して記入しない。
補足：
２：他者の評価や人柄を尋ねられた場合は事実のみ、または良い評価を伝えるのが正解！
３：健康面のさりげない進言はOK
４：見知らぬ客には名前と会社名を尋ねてから、上司に報告し面会するかどうかを決めてもらう
５：社内会議であれば「手短にしてもらいたい」＝「体調に考慮してほしい」なのでOK
（これが取引先であればNG）
この問題で迷うとすれば「３」か「５」あたりじゃないでしょうか？
健康面の進言は、上司が円滑に仕事を進めるための指摘なのでOK。
以下もよく見かける問題です。
場合によってプライベートに関わるのが秘書の仕事。
ただし、余計な詮索はしてはいけません。
秘書Aの上司に対する言動の中で不適当と思われるものを選ぶ問題に出題されます。
プラスαの問題！
| × 不適当 | 上司は黙って離席することが多いので、必ず行き先と戻り時間を自分に知らせてほしいと伝えている。 |
※黙って離席するには上司なりの理由があるはず。
戻り時間だけを尋ね「行き先」を詮索しないこと！
上司の立場になってみましょう！
助かるな、ありがたいな
って内容はOKですよね。